Klokkenluidersbeleid

In het kader van de Klokkenluiderswet heeft Xwift BV dit klokkenluidersbeleid uitgewerkt.

Met dit beleid willen wij onze werknemers en externen de mogelijkheid bieden om binnen een veilig kader melding te maken van inbreuken waarvan zij kennis nemen binnen een werkgerelateerde context. Dit klokkenluidersbeleid doet geen afbreuk aan de toepasselijke wetgeving, die desgevallend een aanvullende functie heeft.

De procedure om meldingen te maken via ons intern meldingskanaal wordt hieronder uiteengezet.

Wij behouden ons het recht voor om dit beleid te wijzigen zoals wij nodig achten, bijvoorbeeld in het geval van wijzigende wetgeving. In geval van wijzigingen zullen wij u hiervan informeren.

Dit beleid kwam tot stand na overleg met de ondernemingsraad.

Wie kan een melding maken?

Iedere belanghebbende die informatie heeft verkregen over inbreuken in een werkgerelateerde context die rechtstreeks verband houden met de activiteiten van onze onderneming. Dit kunnen onder meer volgende personen zijn:

• huidige, toekomstige of ex-werknemers
• zelfstandigen
• aandeelhouders en personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een onderneming
• vrijwilligers
• bezoldigde en onbezoldigde stagiairs
• eenieder die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers

1. Wat kan je melden?

Iedere inbreuk die rechtstreeks verband houdt met de activiteiten van onze onderneming en die betrekking heeft op volgende gebieden:

• overheidsopdrachten
• financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering
• productveiligheid en productconformiteit
• veiligheid van het vervoer
• bescherming van het milieu
• stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
• veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn
• volksgezondheid
• consumentenbescherming
• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen
• bestrijding van belastingfraude
• sociale fraudebestrijding

Evenals inbreuken die de financiële belangen van de Europese Unie of de interne markt schaden.

Gebruik het interne meldingskanaal niet om persoonlijke werkconflicten of persoonlijke werkomstandigheden aan te kaarten. Voor dergelijke zaken kan u terecht bij uw leidinggevende of de personeelsdienst.

2. Hoe kan je een melding maken?

Via het interne meldingskanaal van onze onderneming kan u een vertrouwelijke melding maken:

• Per e-mail: melding@xwift.be
• Per brief:
  Evelyn Bracke
  Meldpunt Klokkenluider
  Steenweg Deinze 148
  9810 Nazareth
  (met duidelijke vermelding “VERTROUWELIJK”)

Dit kanaal wordt intern beheerd door Evelyn Bracke, operations manager (hierna: de meldingsbeheerder).

Als bijlage vindt u een modeldocument dat u desgevallend kan gebruiken om een melding te maken. Het gebruik van dit modeldocument is niet verplicht, maar wordt wel aangeraden.

3. Wat gebeurt er na je melding?

3.1. Ontvangstbevestiging

Binnen 7 dagen na ontvangst van uw melding zal de meldingsbeheerder de ontvangst ervan bevestigen.

3.2. Onderzoek van de melding

De meldingsbeheerder zal uw melding registreren en zorgvuldig opvolgen. Uiterlijk 3 maanden na de ontvangstbevestiging zal de meldingsbeheerder u op de hoogte brengen van de staat van het onderzoek en van de eventuele acties die werden ondernomen.

Bij dit onderzoek wordt de vertrouwelijkheid van uw melding en uw identiteit gewaarborgd. Dit belet de meldingsbeheerder niet om beroep te doen op externe partijen (zoals consultants, onderzoeksbureaus, accountantskantoren, enz.) indien dit noodzakelijk wordt geacht voor een grondig onderzoek.

3.3. Ondersteuning en bescherming

Indien u gegronde redenen had om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist was en binnen het toepassingsgebied van dit klokkenluidersbeleid viel, geniet u bescherming tegen represailles en kan u eventueel toegang verkrijgen tot ondersteuningsmaatregelen.

Voor meer informatie verwijzen wij naar de bepalingen van de Klokkenluiderswet en het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens (FIRM).

Contactgegevens FIRM:

• Telefoon: 0479 88 57 23
• E-mail: kl-la@firm-ifdh.be
• Post: Federaal Instituut voor de Rechten van de Mens, Leuvenseweg 48, 1000 Brussel
• Website: federaalinstituutmensenrechten.be

4. Externe melding

Een melding kan ook worden gemaakt via het externe kanaal van de overheid, namelijk het Centrum Integriteit van de federale Ombudsman:

• Telefoon:
  • Vanuit België: 0800 99 961
  • Vanuit het buitenland: +32 2 289 27 27
• E-mail: integriteit@federaalombudsman.be
• Post: De federale Ombudsman – Centrum Integriteit, Leuvenseweg 48 bus 6, 1000 Brussel
• Website: federaalombudsman.be/nl/centrum-integriteit/klokkenluiders

Dit kan zowel na een interne melding als rechtstreeks zonder voorafgaande interne melding.

5. Bescherming van uw persoonsgegevens

De persoonsgegevens die wij verzamelen in het kader van dit klokkenluidersbeleid worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het gegevensbeschermingsbeleid van onze onderneming.

Bijlage – Modeldocument interne melding

VERTROUWELIJK – INTERNE MELDING KLOKKENLUIDER

Naam en voornaam van de melder:
……………………………………

Contactgegevens (adres, telefoonnummer, e-mailadres):
……………………
……………………
……………………

Datum van vaststelling van de (vermoedelijke) inbreuk:
…………………………

De inbreuk heeft betrekking op volgende gebieden (kruis aan wat van toepassing is):

• ☐ overheidsopdrachten
• ☐ financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering
• ☐ productveiligheid en productconformiteit
• ☐ veiligheid van het vervoer
• ☐ bescherming van het milieu
• ☐ stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
• ☐ veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn
• ☐ volksgezondheid
• ☐ consumentenbescherming
• ☐ bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen
• ☐ bestrijding van belastingfraude
• ☐ sociale fraudebestrijding

Omschrijving van de feiten waarvan u op basis van gegronde redenen en te goeder trouw meent dat deze een inbreuk vormen:

…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………

Aantal bijlagen:
…………………………

Datum van de melding:
…………………………

Handtekening:
…………………………

‍